CEL: Najważniejszym celem szkolenia jest podnoszenie efektywności pracy asystentki szefa i przekazanie umiejętności profesjonalnego postępowanie w sytuacjach dnia codziennego pracy sekretariatu. Dzięki szkoleniu nauczysz się jak sprawić, by Klient mile wspominał sposób Twojej obsługi i chętnie do Ciebie wracał. Proste, sprawdzone techniki, do zastosowania od zaraz, mogą uczynić Cię Mistrzem profesjonalnej obsługi sekretariatu.

Cele pośrednie:

• Rozwijające refleksje osobiste • Budowanie pozytywnego wizerunku firmy • Radzenie sobie z presją sytuacji • Łatwiejsze nawiązywanie kontaktów i skuteczne przekonywanie
• Poznanie roli komunikacji w pracy biurowej • Rozwiniecie umiejętności organizacji spotkań i imprez • Praktyczne zasady planowania i przygotowywania terminów
• i podróży • Rozwinięcie umiejętności zachowań zgodnych z zasadami
• etykiety biznesowej • Praktyczne informacje dotyczące współpracy z obcokrajowcami

PROGRAM KURSU

Dzień dobry - Wprowadzenie i prezentacja celów szkolenia

• Krótka prezentacja programu • Oczekiwania uczestników • Ćwiczenie integracyjne

Jak mnie widzą tak mnie piszą – kształtowanie osobistego wizerunku

• Jak prezentować siebie i swoją firmę? • Zdefiniowanie wizerunku, do którego należy dążyć • Wywieranie Pierwszego i Ostatniego Pozytywnego Wrażenia • Sztuka dyplomacji, na co dzień

Centrum dowodzenia – Nowoczesna komunikacja biurowa

• Funkcja reprezentacyjna sekretariatu • Kto jest naszym Klientem? • Rola jakości, systemu i standardów obsługi • Rola komunikacji w pracy biurowej • Zakłócenia w przekazywaniu informacji, czyli bariery
• komunikacyjne • Aktywne słuchanie (kontakt wzrokowy, potwierdzanie,
• dopytywanie) • Komunikatywność i precyzja wypowiedzi

Organizacja spotkań i imprez

• Rodzaje imprez • Przygotowanie • Zaproszenia • Plan miejsc • Przeprowadzenie spotkania • Efektywne zarządzanie naradami

Kalendarz szefa - Planowanie i przygotowywanie terminów
i podróży

• Rodzaje terminów • Koordynowanie terminów • Zarządzanie terminami • Lista pomocnicza • Niezbędne informacje do przygotowania podróży • Plan podróży

Dobre obyczaje - kultura dnia codziennego

• Uprzejmość • Uśmiech • Prawidłowy uścisk dłoni, • Zasady: wzajemności, uszanowania prywatności, starszeństwa,
• tolerancji, dyskrecji, punktualności i pierwszeństwa

Od pierwszego wejrzenia - pierwszy kontakt

• Pierwsze wrażenie • Przedstawianie i zapoznawanie • Prawidłowe powitanie, pozdrawianie, przedstawianie się
• w różnych sytuacjach • Tytułowanie - formy, zasady, błędy • Towarzyszenie

Gadu, gadu… komunikacja w biznesie

• Sztuka konwersowania: kontakt wzrokowy, mowa ciała,
• aktywne słuchanie, barwa i ton głosu - small talk w rozmowach biznesowych - tematy wskazane i zakazane • Jak unikać i reagować na gafy, przejęzyczenia, nietaktowne
• pytania • Bilety wizytowe i zaproszenia • Wręczanie upominków oraz kwiatów

Elegancja korespondencji

• Zasady adresowania i tytułowania w korespondencji • Kultura słowa pisanego • Styl i redakcja • Zasady redagowania zaproszeń, odczytywanie zaproszeń • Pozatreściowe aspekty korespondencji • Zasady etykiety w korespondencji przez internet

Znajomość telefonicznego savoir-vivre`u

• Umiejętność mówienia (język, treść wypowiedzi, wiedza
• fachowa), sposób mówienia. Dykcja • Intonacja. Ton głosu - podstawowe narzędzie efektywnej
• rozmowy telefonicznej. Modulowanie głosu, brzmienie,
• głośność • Szybkość mówienia, tempo wypowiedzi • Kontrolowanie emocji podczas rozmowy telefonicznej • Telefonowanie z aparatu komórkowego i stacjonarnego • Etykieta telefoniczna

Współpraca z obcokrajowcami - Wielokulturowość

• Czym jest kultura. Etnocentryzm vs. Etnorelatywizm • Czym są stereotypy i uprzedzenie oraz jak sobie z nimi radzić • Czym jest wielokulturowość, społeczeństwo wielokulturowe,
• przykłady

Prezentacja różnych kręgów kulturowych - Praktyczne informacje

• Podejście do pracy i życia prywatnego • Różne środki ekspresji • Stosunek do rodziny • Hierarchia • Kuchnia (nawyki żywieniowe) • Podejście do czasu (czas mono-/polichromiczny) • Obyczaje

Co potem? Proces zmiany osobistej

• Syntetyczne podsumowanie treści szkolenia • Wskazówki dotyczące wdrożenia nabytych umiejętności
• w praktyce • Plan zmiany osobistej

Metodyka zajęć:

Zajęcia prowadzone są metodami aktywizującymi intelekt
i emocje, takimi jak: ćwiczenia indywidualne, zespołowe
i grupowe, modelowanie, symulacja sytuacji zadaniowej, mini-wykład, prezentacje. 70%-80% czasu zajmują ćwiczenia, analizy przypadków. W trakcie szkolenia, uczestnicy będą na przemian odgrywali role Klienta i pracownika obsługi, na rzeczywistych przykładach z branży, jaką reprezentują. Trener na bieżąco modeluje najlepszy styl profesjonalnej obsługi Klienta - wskazuje mocne strony i poprawia błędy jakie się pojawiają.